システム開発会社への発注を控えている方へ RFP(提案依頼書)を導入しない会社は実に176時間を損失しています。

「相見積り」をすることによって引き起こされてしまうトラブルについてお話しします。

「 A社とB社に見積もりを依頼したら、B社のほうが3割くらい安い金額だった。
 いづれも提案内容もまぁまぁだったので、最終的にB社に決めた。
 しかし、こちらの意図を全然くみ取ってくれずにトラブルに発展。
 結局、計画の倍以上の費用がかかってしまった。」

実はこのような話し、しょっちゅう耳にします。
いったい何故このようなことがシステム導入現場のあちこちで起こっているのでしょうか。

これからその理由を詳細に説明します。

「相見積り」の落とし穴

簡単な資料を提示し、複数の開発会社から提案を受け、比較検討して開発会社を決定するという流れ、これがいわゆる相見積りです。

一見合理的に思えるこの方法には、実は問題が潜んでいます。

開発会社がそれぞれの解釈で提案を行うため、比較検討の軸が揃わず、発注者はいつまでも発注先を決められないという問題です。

社内での検討会議は二転三転、開発会社には何度も足を運んで貰い、再見積りの繰り返しで気が付いたころには、三ヶ月も時間が過ぎ去り、仕事はまったく進んでいない。ようやく発注先が決まった頃は、両者息切れ状態。大袈裟なようですが、本当に良くあることです。

それどころか開発段階や稼動段階に入って問題が起こることが多く、相見積り案件の80%以上は開発会社とのトラブルに発展しています。

RFPのメリット

料理人が最も困るのが「何でもいいからおいしいものを・・・」というオーダーだといいます。
ましてや視覚やイメージで捉えにくいコンピュータシステムでは「とにかく良いシステムを提案してほしい」では、話しが伝わりません。

そこで、システム開発会社に対して、具体的に何をして貰いたいか提案要求を伝えるのがRFP(提案依頼書:Request for Proposal)なのです。RFPを作るとこのようなメリットが出てきます。

  • システム要求が見える化できる。
  • 依頼先に意図が明確に伝わる。
  • ベンダー間の比較が容易になる。
  • 横槍が無くなるため社内調整が容易になる。
  • 時間が短縮できる。
 

あなたに替わってRFPをリーズナブルな費用で

RFPの作成は大変なように思えるかも知れません。

しかし1から10まですべてを自分で作る必要はないのです。システム知識や、システム会社発注の経験値が無いと、なかなかRFPは書こうと思っても書けないものです。

そこでIT業界歴20年、歴戦の私たちが、忙しいあなたに替わってRFP作成を支援したいと思います。

あなたは専門知識や発注経験が浅くても、持っていなくても問題ありません。
最低限、目的は明確にしていただき、率直にヒアリングに協力いただくだけです。
そのほうがスムーズに、良いRFPを作れます。

発注するあなたの時間は、大切な財産です。さらにかかわるメンバーが多いほど、社内工数は増えます。それを無駄にしないためのノウハウをRFP支援というプロセスを通じてお伝えいたします。

ちなみに他社さんはRFPをどうしているのでしょうか?

RFPというと「高いお金を払い、何か月もかけてコンサルタントに作成して貰う書類」というイメージがあるのも確かです。通常「コンサルタント」が行うことが多いようです。
しかしコンサルタントは実際に設計やシステム開発を行った経験が必ずしもある訳ではありません。ですので、細かな所まで目が届く訳ではありません。

システムの専門家である私たちがRFP作成を支援するというのは、貴社とシステム会社の間に入るということです。
すなわち、あなたは中立的な支援を受けることができるというメリットもあるのです。

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なお弊社からのしつこい営業などは一切行っておりません。

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作成者紹介

谷尾 薫 オーシャン・アンド・パートナーズ株式会社 代表取締役

1967年大阪生まれ、熊本育ち。東京理科大学工学部卒。富士通、オラクル、フューチャーを経て2007年にオーシャン・アンド・パートナーズを設立。20年以上の経験を持つ技術者20名を、臨機応変にチーム化し、設計・プログラミング・運用までをカバーするITコンサルティング、システム開発を行う。

主な実績として、顧客属性、購買履歴、キャンペーン利用履歴、行動履歴などを統合管理できる顧客データベースの構築、複数の事業からなる約30個のデータベース統合、シングルサインオンの実現、複数サイト内のユーザの行動を追跡、興味や嗜好といった個人情報を積上げる仕組み、新たな嗜好を類推するシステムなどを手掛ける。