「提案を集める」ではなく、「選べる状態」をつくる。
RFPを作成し、複数のベンダーから提案を受ける。
それだけでは、適切なベンダーを選べるとは限りません。
提案内容も違う。
金額も違う。
前提条件も違う。
その状態では、3社から提案を受けても、本当の意味では比較できません。
何を提案してほしいのか。
何を揃えて比較するのか。
何を基準に選ぶのか。
オーシャン・アンド・パートナーズは、RFP作成から提案依頼、比較評価、ベンダー選定まで、発注側の立場で支援します。
こんな状況ではありませんか？
- RFPを作りたいが、何を書けばよいか分からない
- 現場要望は集まったが、優先順位を決められない
- 複数社から提案を受けたが、金額も内容も違って比較できない
- 現行ベンダーを継続すべきか、他社も比較すべきか判断できない
- ベンダーの提案が技術的に妥当なのか評価できない
- 経営会議で「なぜこの会社なのか」を説明できる材料がない
こうした問題は、提案を受けてから始まったものとは限りません。
比較するための条件と、選ぶための基準が、提案依頼の前に整理されていなかった。
そこに原因があることも少なくありません。
RFPは、「見積依頼書」ではありません
RFP（提案依頼書）の目的は、複数の会社から価格を集めることではありません。
自社が何を実現したいのかを伝え、そのための提案を引き出すこと。
そのためには、
- なぜ、このプロジェクトを行うのか
- 何を変えたいのか
- どこまでを対象とするのか
- 何を重視するのか
- どのような制約があるのか
- 何を基準に提案を評価するのか
を発注側が整理しておく必要があります。
RFPは、それまでに行ってきた業務整理や構想策定を、ベンダーへ伝えるための文書です。
RFPから考え始めるのではなく、考えた結果をRFPにする。
私たちは、この順序を大切にしています。
3社から提案を取っても、比較できるとは限らない
たとえば、同じRFPに対して、
A社 5,000万円
B社 8,000万円
C社 1億2,000万円
という提案が出たとします。
金額だけを見ると、A社が魅力的に見えます。
しかし、
A社は現状業務の踏襲を前提としている。
B社は業務改善まで含めている。
C社は将来の事業拡張まで含めている。
としたら、そもそも同じものを比較していません。
重要なのは、提案数を増やすことではありません。
比較できる条件をつくることです。
RFP作成・ベンダ選定で整理すること
01｜何を提案してもらうのか
プロジェクトの目的、対象範囲、要求、優先順位、制約条件などを整理します。
02｜何を揃えて提案してもらうのか
費用、スケジュール、体制、実現方法、前提条件など、各社の提案を比較できる形にします。
03｜誰に提案を依頼するのか
プロジェクトの規模や特性に応じて候補企業を整理します。現行ベンダーを含めた比較も可能です。
04｜何を基準に評価するのか
価格だけでなく、業務理解、実現性、体制、保守性、将来性、リスク認識など、評価基準を事前に決めます。
05｜なぜその会社を選ぶのか
提案書、プレゼンテーション、質疑応答などを通じて比較し、最終的な意思決定に必要な材料を整理します。
支援の進め方
STEP 1 構想・要求を確認する
今回のシステム投資で何を実現したいのか、どこまで整理できているのかを確認します。
必要な場合は、RFP作成に入る前に構想や要求を整理します。
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STEP 2 RFPを作成する
目的、対象範囲、要求事項、予算感、制約条件、スケジュール、提案条件、評価基準などを整理します。
単なる機能一覧ではなく、ベンダーが「何を提案すべきか」を理解できるRFPをつくります。
↓
STEP 3 候補ベンダーを整理する
プロジェクトの特性に応じて候補企業を検討します。
既存取引先だけでなく、必要に応じて新たな候補も含めて比較します。
↓
STEP 4 提案を引き出す
RFPを配布し、必要に応じて説明会や質疑応答を行います。
質問内容や対話そのものも、各社の理解度や姿勢を確認する重要な材料になります。
↓
STEP 5 比較・評価する
提案書やプレゼンテーションを、あらかじめ決めた評価基準に沿って比較します。
価格だけでなく、提案の前提、実現性、体制、リスクなども確認します。
↓
STEP 6 発注先を決める
評価結果と論点を整理し、経営・プロジェクト責任者が判断できる材料を揃えます。
必要に応じて契約条件や責任分界を確認し、次の要件定義・プロジェクト立ち上げへつなげます。
ゴールは、「ベンダーを選ぶこと」ではありません
ベンダー選定というと、最終的に1社を決めることがゴールに見えます。
しかし、本当に必要なのは、
「なぜ、この会社に任せるのか」を発注側が説明できること。
です。
そのために、
- 各社を同じ条件で比較できる
- 金額差の理由を理解できる
- 提案の前提やリスクを把握できる
- 社内で評価基準を共有できる
- 選定理由を経営層へ説明できる
- 選定後の要件定義へ判断軸を引き継げる
状態をつくります。
ベンダーを選ぶ側に立つ
開発会社には、自社の製品、技術、得意領域があります。
それ自体は当然のことです。
一方、発注側に必要なのは、特定の製品や方式からではなく、
「自社にとって何が必要なのか」
から選択肢を見ることです。
オーシャン・アンド・パートナーズは、特定の製品を販売せず、特定の開発会社への発注を前提としません。
RFPを作るところからではなく、必要であればその前の構想整理から入り、発注側が判断できる状態をつくります。
まだRFPを作る段階でなければ、構想整理から
RFPはプロジェクトの出発点ではありません。
「何を変えるのか」「どこまで取り組むのか」がまだ整理されていない場合は、先にシステム構想を整理します。
システム構想策定支援
事業・業務・ITを横断して、何を変え、何を残し、どこまでをITで実現するのかを整理します。
基幹システム再構築支援
基幹システム全体の刷新では、構想策定からRFP、ベンダ選定、要件定義、プロジェクト推進まで一貫して支援します。
よくあるご質問
可能です。ただし、RFPは単なる資料作成ではありません。目的や優先順位が整理されていない場合は、構想整理からご支援することをおすすめしています。
可能です。すでに提案書が出ている段階でも、比較評価や論点整理をご支援できます。
可能です。ただし、特定企業への誘導ではなく、目的や条件に応じて候補をご提案します。
可能です。現行ベンダを否定するのではなく、継続利用の妥当性を整理します。
可能です。むしろ、RFP作成前の構想整理段階からご相談いただく方が、良い提案を引き出しやすくなります。
「どこに頼むか」を決める前に、「どう選ぶか」を決めませんか。
RFPがまだなくても構いません。
すでに提案を受けている段階でも構いません。
条件を揃え、違いを見えるようにし、発注側が判断できる状態をつくる。
RFP作成からベンダー選定まで、発注側の立場で支援します。