システム開発の進め方【システム会社への見積依頼や発注についての解説付き】

企業のシステム発注担当者のためにシステム開発の進め方を順番に解説しています。以下の構成で記載しています。

1-1 目的を決める

システムづくりの動機は、「今のたいへんさから逃れたい」から「こんなことができたらいいな！」や「夢を追求したい」まで様々ですが、目的が曖昧なことが特徴です。
そこで、まず「システムで何を満たしたいか」を決めることから始まります。
以下のガイドにしたがって整理すると、目的を定めやすくなります。

■システムに期待することは何か

「スピード化」、「大量処理」なのか「人手の省力化」なのか、あるいは「複数のスタッフ間のサービスレベルの均質化」のなのか、または「リアルタイムな情報把握」なのか、何を期待するのかをはっきりさせます。

■誰のためのシステムか

「顧客サービスのレベルアップのため」なのか、「スタッフが効率良く作業するため」か、あるいは「経営の武器にするため」なのかで、誰にとっての利便性を優先させるものかをはっきりさせます。

■システムの理想目標と、最低限クリアしなければならない目標について

システムの理想目標を明確化することはもちろん、最低限クリアしなければならない目標も併せて設定します。

1-2 予算を決める

システム開発にかかる費用はピンからキリまであります。
大きく分けると二つの形で予算を決めます。
自社で予算を決められる場合は前者、無理な場合は後者です。

●予算上限を決めて、内容はシステム会社の提案を受けて決める

「どれだけの費用であれば見合うと思えるか」を決めてください。
もし最初から大掛かりな開発が予想される場合は、自社の財務状態から「どれくらいまでなら予算を投入してOKか」的な視点で割り出してください。
この予算をシステム会社に伝えたうえ、内容を両者で詰めていくことになります。

●コンサルを受けて、自社に最適な予算計画を決める

システムに詳しいコンサル会社、もしくは、コンサルができるシステム会社からコンサルティングを受けて、自社に最適な計画を立てます。そこで必要な予算が明確になります。

システム開発ではどのような作業工程があるかを把握しておきましょう。
そして自社で補える部分があるのか、システム開発会社に委託するのはどの部分か、整理しましょう。

※小規模開発では、システムに対する製造指示が明確なことや、依頼側でカバーできる作業が比較的多いため、上記のようにそれぞれ独立した工程を名目上分けないこともあります。

1-3 体制を整える

システム開発を発注する際、システム会社の窓口になる社内の担当者が必要になります。業務に精通し、社内的な権限がある方が進めやすいため、マネジメント職が適しています。 ただ多忙な場合が多いため、別の担当者をおくこともあります。

■意思決定ルートの確保

決裁権限のある人が窓口担当となって、その場で意思決定できるのが理想です。
そうでなければ代理決裁権や、社内的な決裁ルートを確保しておきます。
開発作業は無期限ではありませんので、どんなに長くても二週間以内で意思決定できるよう体制を整えておきます。

■関係部門の協力の取り付け

関係部門のキーマンに協力を依頼します。
①システム会社の選定プロセスへの参加、②打ち合わせへの出席、③現場の取りまとめ、④システムテストへの参加、などケースバイケースで協力して貰うことがあります。

2-1 システム会社のタイプ

ひとくちにシステム会社といっても、低価格で請け負う会社から、コンサルティング会社や総合会社まであります。
自社の開発規模や悩みのタイプから、システム会社の目星を付けることができます。

2-2 システム会社に相談する

目的、予算についてのお考え、自社の体制についてシステム会社に伝えてください。
またシステム会社の担当者からいろいろヒアリングされますので、出来る限り丁寧に情報提供してください。そしてシステム会社から、今後の進め方について提案があれば、それをしっかり聞いておきましょう。
その際、信頼できる会社かどうか、気持ちよく付き合えるかどうかについては次のチェック内容が参考になります。

■システム完成後の運用について話しが及ぶかどうか

運用まで見据えて話そうとする会社は、少なくとも「作ったらおしまい」というスタンスの会社ではありません。どんなスキルの人材かいるのかや、運用を想定した質問がある場合も同じです。

■システム会社の担当者との相性はよいかどうか

システム開発を外部に発注する場合、担当者との相性はとても重要です。一般にシステム開発は数ヶ月に渡るため、担当者との付き合いは長くなります。長い打ち合わせの合い間で雑談ひとつも交わせなかったり、自分の意見を押しつけようとする相手と何回も会うのは苦痛です。結局おっくうになって適当になってしまっては困ります。

2-3  契約する

契約にあたっては、書面を自社で準備するケースと、システム会社で準備するケースとがあります。原則的にはどちらで準備しても構いませんが、依頼側の意向に併せるのが一般的でしょう。いずれにせよ、リスクがどちらかに偏らないような契約内容であるべきです。ここでは、一般的な契約書の種類とタイプ、そして決めるべき内容について説明します。

■契約書の種類

■契約書のタイプ

準委任契約の場合

請負契約の場合

3-1 人手による業務とシステムが担う業務を決める

「仕様を決める」ことはシステム会社との共同作業ですが、依頼者がぜひ知っておくべき事についてこれから説明します。
システムの費用対効果を高めるためには、「開発内容」をできる限り小さくすることがポイントです。これは費用を下げるだけでなく、「開発期間の短縮」や「変化に強いシステムになる」という利点があります。

■非定形業務を、全てそのままシステム化しないこと

業務には、システム化しやすいものと、そうではないものがあります。
前者は、いわゆる「定型業務」です。
その一方、人間が判断すべきことが多い「非定型業務」はシステム化コストがかかります。
そこで「非定型業務」については、人手の作業支援の部分だけをシステム化するよう工夫するか、使用頻度の低いものは思い切ってシステム化はあきらめる、というように割り切った発想が必要です。

■場合によっては、業務手順の変更を考える

抱えている課題を、システムによって改善できる部分と、業務手順の変更によって改善できる部分とに分けて考えることも大切です。
これは、システム化の部分をできる限り小さくするという考えにもつながります。
なぜなら、システムと業務を一体化してしまうと便利な反面、システムを変えないと業務を変えられなくなるために、ビジネス変化への柔軟性が損なわれるからです。
それよりも、人力作業の部分を極力残しておいて、ボトルネックの大きい部分だけをシステムに任せるという考え方のほうが、うまくいきやすいですし、システムの開発コストを抑えることにもつながるため、投資対効果も良くなります。

3-2  データの流れ、業務の流れを決める

■データの流れから決めていく

「自社のデータとして必要な項目を洗い出す」作業を行います。
例えば顧客データであれば、一般的には、氏名、フリガナ、住所、電話番号、E-mail、性別、年齢、職業、勤め先、家族構成などがありますが、さらに必要な情報を洗い出し、取捨選択します。
この作業をデータの固まり単位に行い、それぞれのデータを入力するのは誰なのか、あるいはデータを持っているのは誰なのかを明確にします。
次にデータをどんなタイミングで誰にデリバリするかを明確化します。
データの属性や流れが分かることで、システム会社がデータベース構造を定義できるようになります。これがシステムの骨組みとなっていきます。

■業務の流れから決めていく

まず実際に使用する人は誰で、その使用頻度はどれくらいかを明確にします。
コンピュータシステムに詳しいか否か、インターネット系のシステムに慣れているかどうかというあたりです。このあとの設計に深く影響します。
並行して、誰が、どんなタイミングで、どんな業務目的で使用するかを明確化していきます。

3-3  必要なハードウェア、ネットワーク構成を決める

システムの骨組みが見えてきたところで、そのシステムを載せるためのハードウェアやネットワークの要件が見えてきます。これらは自社で調達しても構いませんし、知識が無ければ、要件確定と業者選定、場合によって交渉までをシステム会社に委託することもできます（契約前にお互いの役割分担を定めておきましょう）。

3-4  システムに実装するロジックを決める

システムに必要な機能、そして機能内容について具体的に決めていきます。
どのような画面があって、利用者は誰で、どのように情報が並んでいて、どのように処理が動くかを定めていきます。
この段階に入ると、システム会社が準備した検討資料をもとに、発注側は内容をチェックしながら、内容の取捨選択や修正要望を伝えるのが一般的です。

4-1 製造工程を管理する

製造工程の管理は、請負側の責任で行うのが通常ですが、任せきりにはせず、依頼側も何らかの形で監督業務に関与します。
依頼側の希望を的確に反映するため、そして間違い防止のためです。
具体的には、定例ミーティング、定例報告会を行います。
その中で状況連絡と問題点の提起、検討をともに行います。
行う頻度はケースバイケースですが、課題や進捗について日単位で管理するか、週単位で管理すべきか、隔週でも良いのかは、システム会社と調整して決めていきます。

4-2 ハードウェア、ネットワークを揃える

ハードウェア調達については買い取り、リース、レンタル（月額/年額）と複数の選択枝があります。また自社施設で管理するほか、業者の専用施設に管理委託することもできます。いずれにしてもシステム会社と相談して決めていきます。
なお契約については、依頼者と取扱い業者とが直接交わすのが一般的です。

4-3 システムを導入する

システムを動かすために、ハードウェアに各ソフトウェアや開発したアプリケーションを導入する作業を行います。自社に情報システム部員がいる場合は、システム会社が提示する手順に沿って行います。自社にスキルが無い場合は、導入作業をシステム会社に委託することが可能です。

4-4 総合テストを行う

実運用を想定したテストを行います。システムが仕様どおりに出来上がっているかどうかチェックするのはもちろんですが、運営を問題無く廻していくための予行演習も兼ねます。実際の業務データ（または実際に即したデータ）を入力してテストを行います。
この段階でも不具合はおおいに残っていますので、可能な限り業務の全ケースを試して、炙り出してください。

4-5 利用者をトレーニングする

総合テストが進み、システムが落ち着いてきた段階で、関係者向けの説明会や、利用者向けトレーニングを行います。開発窓口の方、あるいはそれに順ずるメンバーが説明者を担うのが一般的です。

この記事を書いた人について

谷尾 薫

オーシャン・アンド・パートナーズ株式会社　代表取締役
協同組合シー・ソフトウェア（全省庁統一資格Aランク）代表理事

富士通、日本オラクル、フューチャーアーキテクト、独立系ベンチャーを経てオーシャン・アンド・パートナーズ株式会社を設立。2010年中小企業基盤整備機構「創業・ベンチャーフォーラム」にてチャレンジ事例100に選出。

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